Gli ERP nascono per immagazzinare dati, i tool e le operazioni di Business Intelligence, nascono per consultarli
I sistemi gestionali ed ERP tracciano e governano i processi: dal preventivo alla fattura, passando per l’ordine, la preparazione e la spedizione. Ogni passaggio lascia una traccia che giorno dopo giorno aumenta un patrimonio dal valore tanto grande, quanto spesso trascurato: i dati aziendali.
La Business intelligence trasforma i dati aziendali in conoscenza da impiegare a supporto delle scelte imprenditoriali, operative (definire un piano di produzione), o strategiche (definire un piano industriale)
Ma osserviamo nel dettaglio le dinamiche sistemiche legate alla Business Intelligence
Pensiamo al patrimonio informativo dell’azienda come un grande magazzino ben organizzato (database dell’ERP), tutte le informazioni sono catalogate ma non direttamente connesse tra loro. La Business intelligence è un insieme di strumenti e metodi per estrarre, trasformare e presentare i dati aziendali. Qualsiasi analisi ha bisogno quindi di un lavoro più o meno lungo di aggregazione dei dati (ad esempio diverse estrazione in excel) che poi devono essere aggregate, sempre in excel e, presentate in modo intellegibile (es. aggiungendo dei grafici), il tutto poi trasferito in una presentazione.
I processi di Business intelligence rendono tutti questi passaggi semplici e immediati permettendo allo stesso tempo un’analisi molto più profonda.
In vantaggio più evidente della Business Intelligence è di non dover spendere, ad ogni livello aziendale, tempo nel reperire i dati ma di averli sempre disponibili per l’analisi.
Perchè un ERP necessita della Business Intelligence
Gli ERP tracciano eventi. I database sono progettati per favorire le attività transazionali, operazioni di inserimento, modifica e cancellazione dei dati. Questi modelli basati sulle transizioni sono detti OLTP (On Line Transaction Processing), sono altamente normalizzati, molto performanti nell’eseguire operazione, molto meno nella consultazione. Normalizzare infatti significa aumentare il numero di tabelle, aumentare il numero di tabelle significa aumentare il numero di joint per reperire tutte le informazioni necessarie in caso di interrogazione.
I modelli ottimizzati per l’interrogazione (OLAP – On Line Analytical Processing) invece sono strutturati secondo logiche completamente diverse, i dati sono denormalizzati, le relazioni tra dati espresse, l’organizzazione dei dati è per dimensione di analisi (temporali, geografiche, demografiche…)
In un sistema OLTP una fattura potrà essere ricercata velocemente per numero o per cliente. Molto più complessa sarebbe una ricerca di questo tipo: estrarre tutte le fatture emesse verso clienti di sesso maschile in età compresa tra i 30 e i 40 anni nelle regioni del Nord Italia nel mese di giugno. Per questo esistono i sistemi OLAP.
Cosa aggiunge la Business intelligence ad un ERP: un caso concreto
Un imprenditore chiede ai propri uffici l’andamento delle vendite trimestrale per regione. Gli viene presentato il report, egli nota un picco nel fatturato nel secondo trimestre in Toscana. Vuole approfondire, chiede un report mensile su questa regione; gli uffici devono quindi produrre un nuovo resoconto. L’imprenditore si rende conto che forse sarebbe meglio capire se ci sono relazioni anche geografiche e, chiede un nuovo report per provincia. A quel punto, nelle due provincie dove si è registrato il picco, vuole analizzare il tipo di clientela per sesso e fascia di età e in seguito i singoli articoli acquistati. Ognuno di questi passaggi produce nuovo lavoro per gli uffici, tempo impegnato per la preparazione dei dati e soprattutto stop and go nel processo di analisi. L’imprenditore riuscira’ alla fine ad avere il dato che gli occorre ma con tempi lunghi, a volte troppo per poter prendere delle efficaci misure operative.
Un imprenditore, che si dota di un sistema di business intelligence, può, in autonomia, liberamente navigare l’informazione del fatturato per nazione, regione, provincia, città, anno, trimestre, mese, giorno, categoria di clientela, sesso, età media, articolo e, tutti gli altri parametri che saranno stati da lui indicati in fase di progettazione del sistema. Potrà avere, per queste dimensioni di analisi, sempre aggiornati e disponibili, tutti gli indicatori di cui necessiti per un’analisi puntuale (fatturato, ma anche numero di transizioni, spesa media, margine medio…) e prendere le scelte adeguate in real time. Le informazioni saranno consultabili da ualsiasi device e con qualsiasi browser
Anche i singoli uffici potranno beneficiare di un sistema di business intelligence, riducendo il tempo che necessitavano per reperire informazioni, nel controllo del business.
In cosa consiste un progetto di Business Intelligence
Si parte dall’analisi del business e dei processi aziendali.
Questo è un passaggio fondamentale in quando un progetto di Business Intelligence è spesso l’occasione per ridefinire i sistemi di controllo ed analisi. I nostri consulenti INTIT, certificati, infatti possono guidare imprenditori e manager in un percorso di scoperta del proprio patrimonio informativo al fine di sviluppare un sistema di controlling molto più profondo che in passato. Le analisi che un tempo non venivano considerate perché troppo dispendiose in termini di reperimento del dato, in un sistema di BI saranno facilmente disponibili.
Definite le dimensioni di analisi per ogni settore, si creerà una base dati ottimizzata per la fruizione con applicativi di Business Intelligence. Questa fase è comunemente definita ETL (Extract, Transform and Load).
Si passa poi alla creazione della reportistica.
INTIT ha scelto di utilizzare come applicativo principale POWER BI di Microsoft. Si tratta di un tool che permette di fare analisi molto profonde su dashboard interattive ad alto impatto visivo.
I report saranno caricati in un’area comune aziendale dove tutti gli utenti, secondo un piano di ruoli definito, potranno accedere ai report in autonomia da ogni device, con un risparmio considerevole di tempi e di ridefinizione del business in real time.
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